Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e Enterprise Content Management (ECM), que podemos entender por Gestão de Conteúdo Corporativo, destina-se a um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relacionados aos processos organizacionais.
Disponibilizamos uma plataforma intuitiva e amigável totalmente web além de assessorar na implantação compartilhando as melhores práticas e metodologias que permitirão total aproveitamento da ferramenta além de reduzir o tempo de implantação dos projetos e atendendo os requisitos da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Funcionalidades
Pastas
As pastas podem ser criadas de acordo com as necessidades de cada organização para distribuir diferentes níveis de acesso de forma simples e amigável.
Níveis de Acesso
É possível criar diferentes níveis de permissões, restringindo as ações aos documentos e as funcionalidades, como: visualização, edição de indexações, exclusão dos documentos entre outros.
Indexação
É possível criar quantos campos de indexação forem necessários para cada tipo documental. Este recurso permite que os documentos sejam guardados de forma simples que permitirá que qualquer usuário consiga localizar de forma intuitiva e amigável. Os campos de indexação podem ser de vários formatos, texto, números, datas, listas, etc...
Notificações
De acordo com as configurações estabelecidas pelo Administrador, os usuários poderão ser alertados quanto ao vencimento de documentos, fluxos que façam parte ou documentos que estejam sendo compartilhados. Desta forma nenhum processo passara por despercebido aumentando a eficiência e eliminando erros e esquecimentos.
Busca Amigável
A experiência de busca é muito simples e intuitiva: uma vez que o usuário não precisa saber a localização do documento, pode pesquisar por tipos dos documentos, informações de indexação, data do documento, data do vencimento ou pelo proprietário do documento, isto é, a quem este pertence.
Compartilhamento
É possível compartilhar pastas ou arquivos com pessoas que não sejam usuários do sistema, através de um link que pode ser enviado pelo Whattsapp, e-mail e redes sociais. Também é possível estabelecer validade para o acesso, ou seja, até quando o link ficará disponível para o acesso.
Versionamento de documentos
No sistema é possível fazer versionamento de documentos, mantendo um registro do que foi alterado e por quem foi alterado cada versão do documento em questão.
Aviso de Vencimento de Documentos
Nunca mais perca um prazo de vencimento de um documento importante. Receba alertas com antecedência quanto ao vencimento de documentos como contratos, licenças, alvarás, CNH entre outros.
Fluxo Documental
É possível criar fluxos documentais para automatizar processos, quando for necessária aprovação de um determinado documento ou através de formulários dinâmicos, encaminhando-o automaticamente para a instância seguinte, de acordo com os parâmetros estabelecidos.
Manipulação de PDF
Inserir ou remover páginas de um PDF não é mais um problema, adicione marca d’água ou senha também não, e tudo isso sem precisar sair do sistema.
Trilha de Auditoria
Permite ter a rastreabilidade das ações de cada documento por usuário: visualização, exclusão, download, data e hora, etc...
Controle de Acesso por Horário
Recurso onde o administrador determina uma faixa de horário pré-estabelecido para acesso de um grupo de usuários ou usuário.
Controle de Acesso por Horário
Recurso onde o administrador determina uma faixa de horário pré-estabelecido para acesso de um grupo de usuários ou usuário.
Controle de Acesso por IP
Onde é possível bloquear o acesso externo ao sistema MegaGED, liberando somente a uma determinada rede, proporcionando segurança aos dados do sistema, onde somente o administrador pode liberar outros acessos.